Comunicação — A Chave para integração (parte I)

Comunicar-se hoje em dia parece cada vez mais fácil, dada a variedade de recursos tecnológicos disponíveis, a diversidade de mídias e a facilidade de contato com pessoas em qualquer parte do mundo. No entanto, nada disso ainda tornou a comunicação um fenômeno livre de problemas.

As pessoas são únicas e cada uma processa a informação de forma diferente. O modelo padrão de comunicação tem sido “Emissor — Mensagem — Processador de mensagem — Receptor”. Mas onde estaria o grande problema da comunicação? Por que se comunicar ou se fazer entender é tão difícil? Um dos obstáculos são os chamados “ruídos” entre o emissor e o receptor. Ruídos acarretam alterações que podem distorcer o que se quer efetivamente comunicar.

Em “O Pequeno Príncipe”, Antoine de Saint Exupéry descreve sua frustração ao mostrar seu desenho aos adultos, em que pintou uma jiboia engolindo um elefante e fora interpretado como sendo um simples chapéu.

Dentre as principais barreiras encontradas no ato de se comunicar, podemos citar:

1) quantidade excessiva ou desnecessária de informação;

2) falta de conhecimento sobre o assunto;

3) diferenças culturais;

4) fuso horário;

5) clima organizacional (criar uma atmosfera de abertura e confiança);

6) uso de jargão / linguagem inapropriada;

7) fatores ambientais (cheiro, iluminação, barulho etc);

8) atitudes prejudiciais ou discriminatórias (hostilidade, preconceito);

9) falta de conhecimento técnico;

10) ruído (a famosa rádio peão).

De acordo com o Guia de Melhores Práticas em Gestão de Projetos (PMBOK), gerenciar a comunicação em um projeto envolve atividades variadas como coletar, criar, distribuir, armazenar e recuperar, com isso deixando as informações disponíveis de forma oportuna e adequada.

Como gestora de projetos, recomendo que se faça um planejamento da comunicação. Isto pode fazer a diferença tanto na venda de uma ideia como no simples desejo de que o seu receptor decodifique a mensagem de forma correta. Cada parte interessada do projeto deve receber somente a informação que seja relevante para ela.

Quando se fala em planejamento da comunicação no projeto deve-se pensar em alguns pontos:

- quem será o receptor;

- qual formato de mensagem ele quer receber;

- qual a temporalidade desta mensagem;

- qual a linguagem a ser utilizada (formal ou informal).

A importância da comunicação pode ser vista na lista das habilidades normalmente exigidas do gerente do projeto, as quais são:

1) Apresentação;

2) Negociação;

3) Escrita;

4) Oratória;

5) Liderança.

De acordo com pesquisas realizadas pelo Instituto de Gerenciamento de Projetos (PMI — sigla em inglês) e também pelo Sebrae, 75% dos projetos são encerrados sem sucesso por problemas de comunicação.

Para finalizar, eu gostaria de deixar uma frase do Chacrinha, um ícone de comunicação televisiva que nos deixou um ditado valioso até os dias atuais: “Quem não se comunica, se trumbica”. Dica valiosa.

Originally published at https://medium.com/@ana.junqueira on October 25, 2021.